Tọa lạc tại trung tâm Singapore, Đại học James Cook (JCU) là chi nhánh của một trường đại học danh tiếng của Úc, nổi tiếng với các chương trình quốc tế mạnh mẽ. Với hơn 75% sinh viên là người nước ngoài, JCU Singapore phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của chính phủ về việc theo dõi điểm danh hàng ngày để duy trì yêu cầu về thị thực và chứng nhận.
“Chúng tôi không chỉ theo dõi điểm danh vì các yêu cầu học thuật. Đối với nhiều sinh viên, thị thực và tương lai học tập của họ gắn liền trực tiếp với những hồ sơ này,” ông Hari Sampath, Giám đốc cấp cao về Ứng dụng Phần mềm tại JCU, giải thích.
Nhưng khi khuôn viên trường mở rộng, nhu cầu về các giải pháp đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng của họ cũng vậy.
Lịch sử đổi mới
Vào năm 2013, đội ngũ JCU đã thay thế phương pháp theo dõi thủ công bằng giấy tờ bằng hệ thống đọc vân tay sinh trắc học để cải thiện độ chính xác và giảm tình trạng điểm danh hộ. Tuy nhiên, sau nhiều năm sử dụng và sự xuất hiện của COVID-19, hệ thống tiếp xúc trực tiếp này trở nên không đáng tin cậy và không phù hợp do lo ngại về vệ sinh, chậm trễ trong kiểm toán và tình trạng điểm danh hộ.
“Chúng tôi cần phải chuyển đổi khỏi các hệ thống dựa trên cảm ứng, đặc biệt là sau COVID,” ông Hari chia sẻ. “Gallagher đã cung cấp giải pháp không tiếp xúc, dữ liệu thời gian thực và khả năng kiểm soát tập trung mà chúng tôi đang tìm kiếm.”
Giá trị kinh doanh vượt trội
JCU Singapore đã chọn Gallagher nhờ khả năng cung cấp một giải pháp đơn giản nhưng mạnh mẽ cho một thách thức phức tạp – quản lý chấm công và kiểm soát ra vào trong môi trường tuân thủ cao. Với hàng ngàn sinh viên và nhân viên ra vào nhiều cơ sở hàng ngày, trường đại học yêu cầu một hệ thống có thể giảm gánh nặng hành chính, đảm bảo khả năng hiển thị dữ liệu theo thời gian thực và hỗ trợ tăng trưởng trong tương lai. Quyết định triển khai Gallagher không chỉ là việc thay thế công nghệ lỗi thời; đó là việc lựa chọn một hệ thống phù hợp với các giá trị của trường đại học về sự đổi mới, trách nhiệm giải trình và thành công của sinh viên.
Công nghệ thông minh, chuyển đổi liền mạch
Với sự gián đoạn tối thiểu đối với hạ tầng hiện có, JCU Singapore đã lắp đặt bộ điều khiển cửa đơn Gallagher C7000 và đầu đọc T15 trên toàn khuôn viên. Giờ đây, sinh viên sử dụng các đầu đọc này để điểm danh tại trường, trong lớp học và tại các không gian chung như nhà ăn và khu học tập. Dữ liệu điểm danh được đồng bộ hóa theo thời gian thực vào cổng thông tin tùy chỉnh của JCU, cho phép quản trị viên và giảng viên truy cập báo cáo theo giờ thay vì theo ngày.
Chỉ trong hai tháng sau khi triển khai, trường đại học đã phát hành hơn 4.000 thông tin xác thực di động (mobile credentials), cho phép nhận diện kỹ thuật số liền mạch và giảm sự phụ thuộc vào thẻ ID vật lý.
Các đầu đọc Gallagher đã đạt được mức độ khả dụng ấn tượng là 99,98%, đảm bảo quyền truy cập gần như liên tục cho sinh viên và nhân viên tại tất cả các điểm kiểm soát ra vào được giám sát.
“Trước đây đó là một quy trình thủ công rất khó khăn. Giờ đây, việc xử lý điểm danh từng mất cả ngày có thể được thực hiện hàng giờ,” ông Hari nói. “Nếu có vấn đề với đầu đọc, Trung tâm chỉ huy (Command Centre) sẽ cảnh báo chúng tôi ngay lập tức. Chúng tôi không phải chờ email – mọi thứ đều hiển thị ở một nơi.”
Vượt xa chấm công: Kiểm soát ra vào khuôn viên thông minh hơn
Sự linh hoạt của Gallagher hỗ trợ nhiều hơn là chỉ điểm danh. Thông tin xác thực di động giờ đây cung cấp cho sinh viên và giảng viên khả năng xác minh ID kỹ thuật số, giúp giảng viên tự tin xác nhận danh tính sinh viên. Quyền truy cập tạm thời cũng được tinh giản cho giảng viên khách mời và giảng viên bán thời gian, một nhóm có khoảng 100 người mỗi học kỳ.
“Chúng tôi sử dụng Gallagher để hạn chế quyền truy cập vào phòng tập thể dục, phòng chờ của giảng viên và các khu vực nhạy cảm khác,” bà Rengalakshmi Sivabalan, Trợ lý Giám đốc Hỗ trợ Hạ tầng, cho biết thêm. “Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người chỉ đi đến những nơi họ được phép.”
Yếu tố then chốt để tuân thủ
Việc chuyển đổi sang hệ thống điểm danh kỹ thuật số không chỉ mang tính vận hành mà còn thiết yếu đối với việc công nhận của JCU. Là một tổ chức tư nhân, trường đại học phải trải qua các cuộc kiểm toán nghiêm ngặt theo chứng nhận EduTrust của Singapore. Việc tích hợp Gallagher với hệ thống nội bộ của JCU cho phép gửi cảnh báo kịp thời khi sinh viên đạt dưới ngưỡng điểm danh yêu cầu, giúp trường đại học có hành động chủ động. Kể từ khi triển khai hệ thống mới, số lượng yêu cầu hỗ trợ liên quan đến điểm danh đã giảm 40%, thể hiện độ tin cậy của hệ thống tăng lên và giảm gánh nặng bảo trì, từ đó giúp cải thiện hiệu quả làm việc của đội ngũ điểm danh, giúp họ tập trung hơn vào việc gắn kết và thành công của sinh viên.
“Chúng tôi gửi thư cảnh báo tự động nếu sinh viên xuống dưới 75%,” ông Hari chia sẻ. “Ngoài ra, chúng tôi có thể dễ dàng chứng minh điểm danh, trích xuất hồ sơ để kiểm toán hoặc thậm chí hỗ trợ các cuộc điều tra của cảnh sát khi cần.”
Hướng tới tương lai
Nền tảng Gallagher đã chứng minh được độ tin cậy, hầu như không gặp phải vấn đề phát sinh nào trong quá trình triển khai. Trong tương lai, JCU đang nghiên cứu các trường hợp sử dụng bổ sung như quản lý tủ khóa và cấp phát thông tin xác thực liền mạch cho nhân viên trên các cơ sở quốc tế.
“Điều khiến chúng tôi phấn khích là khả năng mở rộng,” bà Rengalakshmi nói. “Cho dù đó là tủ khóa hay đồng bộ hóa thông tin xác thực giữa Singapore và Úc, Gallagher đều cung cấp cho chúng tôi nền tảng để tiếp tục phát triển.”