Quản lý ra vào bằng di động: “Chìa khóa” an ninh mới cho các tòa nhà phức hợp

Khi công nghệ di động đang định hình lại việc kiểm soát ra vào, các chuyên gia an ninh đang chứng kiến một sự chuyển đổi ổn định từ thẻ nhựa và chìa khóa vật lý sang thông tin đăng nhập dựa trên điện thoại thông minh và nền tảng quản lý khách truy cập kết nối đám mây. Sự thay đổi này được thúc đẩy bởi nhu cầu về sự tiện lợi hơn, kiểm soát thời gian thực và bảo mật mạnh mẽ hơn trên các môi trường đa người thuê như tòa nhà văn phòng, khuôn viên trường học và khu phức hợp sử dụng hỗn hợp.

Đối với các nhà tích hợp và tư vấn, xu hướng này báo hiệu một sự thay đổi rõ ràng trong cách các tòa nhà xử lý việc xác minh danh tính và quyền truy cập. Điện thoại thông minh hiện đóng vai trò là công cụ truy cập an toàn, luôn kết nối, kết hợp xác minh sinh trắc học, giao tiếp được mã hóa và quản lý tập trung.

Đồng thời, hệ thống quản lý khách truy cập đang phát triển thành các giải pháp toàn diện, giúp nâng cao trải nghiệm của khách và khả năng giám sát hoạt động.

Các chuyên gia trong ngành đồng ý rằng sự hội tụ của các công nghệ này mang đến một cơ hội quan trọng cho các tổ chức để hợp lý hóa quy trình làm việc, giảm chi phí và tăng cường tuân thủ, đồng thời duy trì trải nghiệm người dùng liền mạch.

Thông tin đăng nhập di động: sự tiện lợi đáp ứng bảo mật mạnh mẽ hơn

Thông tin đăng nhập di động đang được áp dụng rộng rãi trên các khuôn viên công ty, trung tâm làm việc chung và cơ sở đa người thuê. Phương pháp này loại bỏ nhiều lỗ hổng liên quan đến thẻ truy cập vật lý, chẳng hạn như mất mát, sao chép hoặc thay thế chậm trễ, đồng thời cung cấp cho quản trị viên khả năng hiển thị và kiểm soát theo thời gian thực.

James Clark, Giám đốc Bán hàng khu vực EMEA và APAC tại AMAG Technology, cho biết: “Truy cập di động thực sự là một giải pháp đôi bên cùng có lợi. “Từ góc độ bảo mật, bạn có thể tận dụng các biện pháp bảo vệ tích hợp của điện thoại như sinh trắc học và thu hồi thông tin đăng nhập ngay lập tức nếu thiết bị bị mất. Về phía người dùng, nó không thể đơn giản hơn. Họ tải xuống thông tin đăng nhập và nó hoạt động giống như Apple Pay hoặc Google Pay. Chạm điện thoại của bạn vào đầu đọc và bạn đã vào trong.”

Clark giải thích rằng thông tin đăng nhập di động cũng làm giảm chi phí dài hạn. “Nó không chỉ tiện lợi mà còn hiệu quả về chi phí. Các công ty tiết kiệm chi phí máy in thẻ, vật tư và vận chuyển, đồng thời nhân viên không phải đợi nhiều ngày để có thẻ mới nếu họ làm mất thẻ. Mọi thứ diễn ra ngay lập tức, đây là một lợi thế lớn trong các tòa nhà đa người thuê, nơi mọi thứ diễn ra nhanh chóng”, ông nói.

Giám đốc điều hành Suprema, Hanchul Kim, nhấn mạnh cách thông tin đăng nhập kỹ thuật số cải thiện cả tính bảo mật và tính linh hoạt trong hoạt động. Ông nói: “Chìa khóa và thẻ vật lý dễ bị mất hoặc sao chép, đặc biệt là ở các địa điểm sử dụng hỗn hợp, nơi doanh thu cao. “Với BioStar Air, thông tin đăng nhập có thể được gửi trực tiếp đến điện thoại thông minh thông qua đám mây, giảm việc xử lý thẻ vật lý. Quyền truy cập có thể được cấp, sửa đổi hoặc thu hồi ngay lập tức cho cư dân, nhân viên hoặc nhà thầu.”

Kim nói thêm rằng BioStar Air cũng đơn giản hóa việc truy cập cho người dùng tạm thời. “Đối với khách truy cập một lần hoặc nhân viên giao hàng, BioStar Air cung cấp mã QR động hoặc LinkPass không yêu cầu cài đặt ứng dụng. Cách tiếp cận ưu tiên thiết bị di động này giúp trải nghiệm người dùng liền mạch đồng thời đảm bảo mọi thông tin đăng nhập đều an toàn, có thể theo dõi và quản lý từ xa”, ông nói.

Các lớp mã hóa và sinh trắc học tăng thêm sự đảm bảo

Việc tích hợp sinh trắc học với hệ thống truy cập dựa trên điện thoại thông minh đang nâng cao cả độ chính xác của xác minh và tính dễ sử dụng. Các thiết bị được trang bị công nghệ nhận dạng vân tay hoặc khuôn mặt đảm bảo rằng cá nhân xuất trình thông tin đăng nhập là người dùng được ủy quyền, giảm rủi ro liên quan đến thông tin đăng nhập bị chia sẻ hoặc đánh cắp.

Richard Tsui, Quản lý tài khoản kỹ thuật cấp cao khu vực Châu Á tại Gallagher, cho biết thông tin đăng nhập di động được mã hóa và xác thực dựa trên thiết bị hiện là trung tâm của kiểm soát truy cập hiện đại.

Tsui nói: “Bằng cách tận dụng điện thoại thông minh làm công cụ truy cập được mã hóa, năng động, thông tin đăng nhập di động loại bỏ các rủi ro liên quan đến thẻ vật lý bị mất hoặc bị đánh cắp, sử dụng mã thông báo nhạy cảm về thời gian và sinh trắc học dựa trên thiết bị, chẳng hạn như vân tay hoặc nhận dạng khuôn mặt, để đảm bảo mục nhập an toàn, có thể xác minh”.

Ông nói thêm rằng các quản trị viên được hưởng lợi từ khả năng giám sát và tính linh hoạt tốt hơn.

Ông nói: “Quản trị viên được hưởng lợi từ các khả năng quản lý từ xa, theo thời gian thực, cho phép cấp, sửa đổi hoặc thu hồi quyền ngay lập tức thông qua nền tảng tập trung, trong khi nhật ký kiểm tra toàn diện nâng cao trách nhiệm giải trình”.

Tích hợp quản lý khách truy cập: lớp kiểm soát truy cập bị bỏ qua

Khi hệ sinh thái tòa nhà ngày càng trở nên năng động hơn, việc quản lý khách truy cập, nhà thầu và nhân viên dịch vụ đã trở thành một phần quan trọng trong việc duy trì an ninh. Các nền tảng quản lý khách truy cập hiện đại kết nối khoảng cách giữa khách sạn và kiểm soát truy cập, đảm bảo việc ra vào suôn sẻ nhưng được kiểm soát cho tất cả các loại khách.

Clark nói: “Quản lý khách truy cập là một phần rất lớn của bức tranh. “Với Symmetry GUEST, bạn có thể đăng ký trước khách truy cập, gửi cho họ chỉ đường và mã QR, đồng thời thậm chí thực hiện kiểm tra chính sách và NDA trước khi họ đến. Bằng cách đó, quy trình sẽ diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp khi họ bước vào sảnh thay vì vụng về. Nó không chỉ làm cho khách truy cập cảm thấy được mong đợi và chào đón mà còn tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời về công ty.”

Ông nói thêm rằng hệ thống cải thiện khả năng truy xuất nguồn gốc. Clark nói: “Đằng sau hậu trường, bạn có một bản ghi kỹ thuật số về những người ở trong tòa nhà của bạn, thời điểm họ đến, họ đang gặp ai và thời điểm họ rời đi. Điều đó vô giá đối với việc tuân thủ, kiểm toán hoặc thậm chí các trường hợp khẩn cấp, nơi bạn cần một số lượng chính xác”.

Kim giải thích rằng quản lý khách truy cập tích hợp là điều cần thiết ở các địa điểm lớn, có lưu lượng truy cập cao. Ông nói: “Khách truy cập là một yếu tố không đổi trong khách sạn, trung tâm làm việc chung và khu phức hợp văn phòng bán lẻ. “Nếu không có sự tích hợp, chúng thường gây ra tắc nghẽn hoặc lỗ hổng bảo mật. BioStar Air tích hợp quản lý khách truy cập một cách tự nhiên: quản trị viên hoặc người thuê có thể đăng ký trước khách, cấp mã QR hoặc thẻ di động giới hạn thời gian và theo dõi việc ra vào theo thời gian thực.”

Hệ thống cũng đơn giản hóa trải nghiệm của khách. Kim nói: “Khách không cần cài đặt ứng dụng. Một mã QR được gửi qua email hoặc SMS cung cấp quyền truy cập một lần được kiểm soát. Mọi hành động của khách truy cập đều được ghi lại và có thể được liên kết với bằng chứng video thông qua tích hợp camera của BioStar Air. Điều này đảm bảo sự tiện lợi đạt tiêu chuẩn khách sạn cho khách nhưng với sự giám sát cấp doanh nghiệp cho các nhà khai thác.”

Từ đăng ký đến tuân thủ: tạo quy trình làm việc thống nhất

Các hệ thống quản lý khách truy cập hiện đại hiện kết nối trực tiếp với nền tảng kiểm soát truy cập thông qua API, cho phép giao tiếp theo thời gian thực, quản lý thông tin đăng nhập tự động và ghi lại dữ liệu nhất quán. Điều này cho phép các tổ chức kết hợp hiệu quả hoạt động với đảm bảo tuân thủ.

Theo Tsui, các hệ thống ngày nay mang lại mức độ tích hợp cao hơn nhiều. Ông nói: “Các hệ thống quản lý khách truy cập đã vượt qua các biểu mẫu đăng ký truyền thống, mang đến một giải pháp tích hợp, tinh vi, giúp tăng cường cả tính bảo mật và sự tiện lợi trong các môi trường sử dụng hỗn hợp như khu phức hợp thương mại-dân cư hoặc trung tâm văn phòng-bán lẻ”.

Tự động hóa là một tính năng xác định. Tsui giải thích: “Bằng cách giao tiếp liền mạch với hệ thống kiểm soát truy cập thông qua API, các hệ thống tiên tiến này đảm bảo an ninh mạnh mẽ thông qua giám sát theo thời gian thực, theo dõi khách truy cập toàn diện và lưu giữ hồ sơ tỉ mỉ, rất quan trọng để giám sát nhân viên không thường xuyên trong các môi trường năng động”.

Ông nói thêm rằng đăng ký tự phục vụ và dựa trên thiết bị di động hiện là các tính năng được mong đợi. “Các quy trình được sắp xếp hợp lý, bao gồm đăng ký ki-ốt tự phục vụ, đăng ký trước thông qua cổng thông tin người thuê trực quan và gửi biểu mẫu trên thiết bị di động, giảm thiểu thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm của khách truy cập. Khách nhận được thông tin đăng nhập di động an toàn hoặc mã QR động qua SMS hoặc email, cho phép vào cửa nhanh chóng, không tiếp xúc trong khi vẫn duy trì sự giám sát chặt chẽ”, Tsui nói.

Hàm ý đối với các nhà tích hợp và tư vấn

Đối với các nhà tích hợp và tư vấn hệ thống an ninh, sự hội tụ của truy cập di động và quản lý khách truy cập thể hiện một lĩnh vực cơ hội đang phát triển. Khách hàng ngày càng yêu cầu các giải pháp kết hợp sự tiện lợi với khả năng hiển thị, cho phép họ quản lý quyền truy cập từ xa đồng thời duy trì sự tuân thủ đầy đủ.

Hệ thống truy cập di động giảm sự phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng vật lý và cho phép triển khai có thể mở rộng trên nhiều trang web. Tích hợp quản lý khách truy cập bổ sung thêm một lớp giá trị khác, hỗ trợ lưu giữ hồ sơ kỹ thuật số, sẵn sàng kiểm toán và cải thiện sự hài lòng của người thuê trong môi trường dùng chung.

Đồng thời, các nhà tích hợp phải ưu tiên an ninh mạng và quyền riêng tư, đảm bảo rằng dữ liệu thông tin đăng nhập và hồ sơ khách truy cập được mã hóa, tuân thủ chính sách và được bảo vệ khỏi truy cập trái phép.

Khi công nghệ trưởng thành, thông tin đăng nhập di động, xác minh sinh trắc học và quản lý khách truy cập thông minh sẽ tiếp tục xác định thế hệ bảo mật tòa nhà tiếp theo. Những tiến bộ này không chỉ tạo ra các cơ sở an toàn hơn mà còn mang lại trải nghiệm trực quan và kết nối hơn cho người dùng.

Như Kim đã lưu ý, “Cách tiếp cận ưu tiên thiết bị di động này giúp trải nghiệm người dùng liền mạch đồng thời đảm bảo mọi thông tin đăng nhập đều an toàn, có thể theo dõi và quản lý từ xa.”